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取り置きフォームの作り方2022 [・出展おぼえがき]

ゲームマーケットに出展する際に覚えておきたいことに、
取り置き予約のやり方があります。

個別にメールをもらって、返信、予約管理をするのもいいのですが、
最近では自動返信機能がついた無料フォームを手軽に作れるようになりました。

半年に1回のペースで作っていますが、
次に作るときに大体忘れてしまっていますw

今回は備忘録も兼ねて、2022年版の取り置きフォームの作り方を紹介したいと思います。



■googleアカウントをつくる

F1.jpg

大前提として、googleのアカウントが必要になります。

無料ですし、Gmailや、グーグルマップ、グーグルドライブといった便利な機能もあるので、
まずは登録してみましょう。

一番頻繁に使われるのは、Gmailの画面でしょうか。

右上にある「googleアプリ」のアイコンをクリックすると、
様々なアプリの一覧が出てきます。
ずっと下の方に「FORM」があります。
クリックしてみましょう。




■新しいフォームを作成する


F2.jpg

「Form」のトップ画面です。

最近では用途に合わせ、注文書や招待状のテンプレートも用意されています。
今回はカスタマイズすることが前提なので、左上の「空白」を選択します。


F3.jpg

すると、こんな画面になりますね。

イキナリこれでは、何をしてよいのやらわかりませんね...

記入する部分は大きく分けると下記の2つです。

■フォーム内容部分
どんなフォームなのかを説明する部分です。
今回は「取り置き予約フォーム」なので、それについての情報を書き込みます

■質問部分
どんな質問なのかを説明する部分です。
今回は予約者の情報や、予約物の情報などを記載するための情報を書き込みます。




カスタマイズするときに、クリックする部分を紹介します。


F22.jpg

各ブロックの右側にはアイコンがあります。

「質問」や「タイトル」を増やしたいときや、
画像や動画をブロックに追加ときにクリックします。




F13.jpg

右上にもアイコンがあります。

フォーム全体に関わるカスタマイズをするときに使われます。



今後の説明で使うので覚えておきましょう。





■フォーム名を決める


F6.jpg

「無題のフォーム」と表記された部分にフォーム名を、
「フォームの説明」と表記された部分にフォームの内容を書き込みます。

今回は2020秋に出展した時のものを作例として公開します。

それぞれの文字内容は、直接打ち込むのではなく、
事前にチェックしたテキスト原稿を用意しておく方がミスが少ないですね。

・いつ、どこで開催されるイベントなのか

・どんな取り扱い商品があるのか

・注意事項、禁止事項はあるか

といった情報をわかりやすく表記したいです。



また、右上の「テーマをカスタマイズ」をクリックすることで、
ヘッダーの画像や背景色などを変更することができます。





■設定を変更しよう

このまま「質問」に移ってもいいのですが、
ここでワンランク上のフォームがつくれる設定変更をしてみましょう。


F7.jpg

右上のアイコンから「設定」をクリックしてみましょう。
上のような画面が出てきます。

この「全般」で画像のとおりにチェックを入れることで、
取り置き予約終了時に、自動返信してくれるのです!

むちゃくちゃ便利なので試してみましょう!
(注意:稀に自動返信できなかったという報告がありました)



F8.jpg

つぎに「プレゼンテーション」です。
「確認メッセージ」にテキストを入れることで、御礼文が追加されます。

問い合わせ先なども追加しておくといいでしょう。

作業が終わったら、かならず「保存」をクリックしましょう。




F9.jpg


フォーム内容の最後に「メールアドレス」の項目が追加されています。


このあと続けられる「質問」のまえにあるので、
レイアウトに若干違和感がありますが仕様なので割り切りましょう。





■質問を加える


「メールアドレス」以降の「質問」を追加しておきましょう。


F11.jpg

「質問」のブロックは、内容に応じてカスタマイズできます。

右のアイコンをクリックすると、テキスト、ボタン、日時など、
用途に合わせた解答方法が選択できます。


F12.jpg

また、右下のアイコンをクリックすることで、
質問に関する説明文が追加できます。

「必須」をクリックすることで、必ず回答する質問なのか選択できます。
クリックして変更しましょう!
(必須項目には赤い目印がつきます)



F10.jpg

実際にレイアウトした見本がこちら。

・お名前
 予約者の名前です。
 個人情報気にされる方も多いので、ハンドルネーム有りにしています。
 なかには読めない漢字や、英語表記の方もいるのでフリガナお願いしています。

・予約番号
 同名の方や、ときには悪質ななりすましなど、混乱することがあります。
 引き取り時に本人確認として、4ケタの番号を答えてもらっています。

・引き取り時間
 ゲームマーケット2020秋では、来場時間が細かく分かれており、
 引き取り時間を確認させてもらいました。

・画像
 商品やブースの位置情報など、テキストだけではなく、
 画像表示しておくとトラブルが少ないです。
 返信メールには、この画像も添付されます。

・商品
 商品の内容に関しては細かい情報を入れず、
 回答ブロックでは個数のみ表示しています。
 取り置き可能な個数に合わせてボタンの数を設定できるので便利ですね。

・ご意見・ご感想
 記述式のフォーマットにして、予約者からコメントをもらうようにしています。
 ここでいただいたご意見ご感想は制作の励みになるので、
 この項目はおすすめしたいです!
 そしてコメント欲しいですーw
 (この項目のみ「必須」にしていません)




F13.jpg

完成した取り置きフォームは、右上の「プレビュー」アイコンをクリックし、
間違えがないか必ずチェックしましょう。








■取り置きフォームを公開する


画面右上の「送信」ボタンをクリックすると、
制作したフォームをメール送信、URL公開、ブログ等に貼り付けができます。


F14.jpg

F15.jpg

F16.jpg


ちゃんと機能するかどうか、公開する前にチェックしておきましょう!





せっかくなのでテスト送信してみましょう。



F17.jpg

フォームの必須項目に回答して送信すると、
このような画像が表示されます。

「■設定変更しよう」で作成した内容がここに反映されています。




F18.jpg

メールを確認すると、フォームで回答した内容が、
きちんと自動返信されていました。

予約番号もここで確認できます。







■回答を管理する


取り置きフォームで注文された情報は、
上部中央の「回答」をクリックすると表示されます。


F19.jpg

「取り置き予約の受付解除」もこの画面で設定します。
くれぐれも解除ミスのないようにご注意ください^^


F20.jpg

右上の緑アイコンをクリックすると、回答内容をスプレットシートにまとめられます。
その隣のアイコンでは、回答のメール通知や、ダウンロードなどを管理しています。



F21.jpg

スプレットシートはこんなかんじでまとめられています。
ご意見ご感想をいただけると本当に励みになりますね。





F23.jpg

つくったフォームやスプレットシートは、
グーグルドライブに保存されています。




ちょっと長くなりましたが、とても便利な機能です。
日々バージョンアップされているので、気がつくと新しい機能が追加されていたり、
レイアウトが変更になっているので油断なりません。

また、うちが使っていない機能なんかも多数あるでしょうし、
プロの方なら、もっとすごいことができるんでしょうね。



FORM2022.jpg

取り置きフォームは一度作れば、複製できるので、
2回目以降は部分的な修正や編集も可能です。

とはいえ、仕様変更によるエラーや誤作動の可能性もあるので、
公開する前にかならず動作チェックしたいですね。

また、複製した場合、ブース番号や締切日など、古いデータが残っている場合があります。
あせらず確認するようにしましょう。

ちなみのウチの場合は、作り方を忘れないように、なるべく新規で作り直すようにしています。




ゲームマーケットの出展はやることがたくさんあります。
無理のない範囲で、負担を減らせるといいですね。




なお、これまで何度か取り置きフォームを使ってきましたが、
自動返信メールが届かなかったケースや、
予約が入っていなかったケースが確認されています。
フォーム自体のトラブルの可能性もありますが、
それ以外のトラブルの可能性も十分あります。

定期的にTwitterなどで自動返信メールが届いているか
確認するよう注意喚起するのもいいですね。





記載ミスがあったり、不明な点があればお知らせください。
こっそり修正いたしますw

 
 
 
 
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